Obligatoryjne przekształcenie spółki cywilnej "większych rozmiarów" w spółkę jawną.

Kierując się potrzebą zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, ustawodawca wprowadził obowiązek ujawnienia się wspólników spółek cywilnych, prowadzących przedsiębiorstwo większych rozmiarów, tj. przekształcenia w spółkę jawną. Obowiązek taki wynika z art.26 § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, póz. 1037). Jeżeli więc przychody ze sprzedaży netto w ciągu dwóch kolejnych lat obrotowych osiągną kwotę równowartości 400 tys. EURO to spółkę uznaje się za przedsiębiorstwo "większych rozmiarów" i należy w ciągu 7 dni złożyć wniosek o przekształcenie do Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to również spółek cywilnych, które uzyskały takie przychody za 1999 i 2000 rok, z tym że czas na rejestrację mają one 31 grudnia 2001 roku.Problem pojawia się już na etapie przeliczenia kwoty przychodów na EURO, gdyż ustawodawca nie określił ściśle, według jakiego kursu należy to uczynić. Większość interpretacji w tej kwestii przyjmuje kurs, wynikający z ustawy o rachunkowości, czyli kurs średni NBP, obowiązujący na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. Należy podkreślić, że prawo i obowiązek dokonania rejestracji spółki jawnej ma każdy ze wspólników dotychczasowej spółki cywilnej, oraz że niedopełnienie tego obowiązku we właściwym terminie zagrożone jest karą grzywny do 20 tys. zł (art.627 Kodeksu spółek handlowych).

Poniżej przedstawiono kolejne etapy procedury przekształcenia:

Etap pierwszy: Dostosowanie istniejącej umowy spółki cywilnej do wymogów, które powinna spełniać, w świetle k.s.h. umowa spółki jawnej, tj. : określenie firmy i siedziby spółki; zgodnie z treścią art. 24 k.s.h., firma powinna zawierać nazwiska lub nazwy wszystkich wspólników , albo nazwisko lub nazwę jednego lub kilku wspólników, oraz dodatkowe oznaczenie "spółka jawna" (w obrocie dopuszczane jest używanie skrótu "sp.j"), określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość; wysokość wkładów określa się w wysokości zgodnej z zawartą wcześniej umową spółki cywilnej, przedmiot działalności spółki, czas trwania Jeżeli jest oznaczony. Zdania na temat formy tego dostosowania są podzielone i związane są z brakiem odpowiednich aktów wykonawczych. Według niektórych interpretacji podmiot podlega wpisowi do rejestru na podstawie umowy lub statutu, w związku z tym należy obowiązkowo sporządzić umowę spółki jawnej; nie może być to jedynie aneks do umowy spółki cywilnej, gdyż spółka cywilna wpisowi do rejestru nie podlega. Według innych interpretacji nie należy sporządzać umowy spółki jawnej, ponieważ ma ona charakter konstytutywny, co oznacza że spółka powstaje w momencie podpisania umowy przez wspólników. Skutkuje to brakiem możliwości skorzystania z procedury ujawnienia określonej w art.26 § 4 k.s.h., ujawnić bowiem można jedynie spółkę cywilną "większych rozmiarów", a nie istniejącą już spółkę jawną. W świetle tej interpretacji do wniosku o rejestrację należy dołączyć umowę spółki cywilnej, spełniającą wszelkie wymogi dotyczące umowy spółki jawnej. Można to zrobić w formie aneksów poprzez stosowne uchwały wspólników. Jeszcze inni analitycy uważają, że nawet aneksy do umowy spółki cywilnej nie są konieczne, gdyż zdarza się że wspólnicy spółek cywilnych nie sporządzają na piśmie żadnej umowy (Kodeks cywilny nie stosuje tu rygoru nieważności); sytuacja taka pozbawiała by ich więc możliwości spełnienia warunków rejestracji. Można w związku z tym złożyć jedynie oświadczenie wspólników uzgadniające datę zawarcia umowy, oraz uchwałę określającą wszelkie dane charakteryzujące spółkę jawną. Oficjalnych interpretacji w tej sprawie brak, najlepiej więc udać się do siedziby właściwego KRS i zapytać który sposób rejestracji jest tam przyjęty.

Etap drugi: Sporządzenie kompletnego wniosku o rejestrację (uwaga: należy pamiętać o wypełnieniu wszystkich rubryk, oraz o wykreśleniu tych które nas nie dotyczą.), do którego dołączamy : umowę spełniającą warunki wymienione powyżej, tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu w którym ma być prowadzona działalność gospodarcza, wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki uwierzytelnione przez notariusza, bądź złożone w obecności sędziego lub osoby przez niego upoważnionej.Ponadto należy dołączyć uchwałę wspólników o sposobie reprezentowania spółki (Jeżeli umowa tego nie określa), oraz kserokopię dowodów wpłat, dokonanych wcześniej na rachunek bankowy Krajowego Rejestru Sądowego.

Etap trzeci: Po pozytywnym rozpatrzeniu KRS dokonuje wpisu spółki jawnej do rejestru. Z tą chwilą, zgodnie z art.26 § 4 k.s.h. powstaje spółka jawna i od tego dnia należy posługiwać się nową firmą. W świetle art.553 k.s.h spółce handlowej powstałej w wyniku przekształcenia przysługują wszelkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. Oznacza to, że spółka jawna jest sukcesorem wszelkich umów gospodarczych, także koncesji, zezwoleń i ulg (w tym podatkowych), chyba że ustawa bądź decyzja stanowi inaczej. Nie ma więc potrzeby sporządzania aneksów do umów gospodarczych, wystarczy jedynie powiadomić kontrahentów, że w miejsce dotychczasowej spółki cywilnej stroną jest spółka jawna. Dzięki zasadzie kontynuacji, przekształcenie spółki cywilnej w jawną nie rodzi również żadnych skutków w opodatkowaniu dochodów (art.93 ordynacji podatkowej). Zgodnie z art.23 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek powiadomić pracowników o przekształceniu, oraz jego skutkach prawnych. Pozostaje jeszcze powiadomienie właściwych urzędów, takich jak: urzędy skarbowe (w tym celu należy złożyć aktualizacyjny formularz NIP-2 z załącznikami NIP-D, oraz odpis z KRS - numer NIP nadany wcześniej spółce cywilnej nie ulega zmianie), urząd statystyczny (numer REGON również pozostaje bez zmian, ale otrzymujemy aktualne zaświadczenie z nową firmą spółki). Zakład Ubezpieczeń Społecznych (formularze ZUS P ZPA i ZUS P ZIPA), Państwową Inspekcję Pracy.

Etap czwarty: W przypadku przedsiębiorstw prowadzących księgi rachunkowe, dzień przekształcenia jest jedną z okoliczności skutkujących obowiązkiem zamknięcia ksiąg i dokonania wszelkich związanych z tym czynności, w szczególności sporządzenia inwentarza, oraz bilansu zamknięcia. Zamknięcia ksiąg, zgodnie z art.12 ust. l pkt 2 ustawy o rachunkowości należy dokonać w ciągu 3 miesięcy od daty zaistnienia zdarzenia. Natomiast otwarcia ksiąg rachunkowych należy dokonać w ciągu 15 dni od daty zmiany formy prawnej.Przedsiębiorstwa prowadzące wcześniej uproszczoną rachunkowość zobowiązane są (na podstawie art.19 ust. 1 ustawy o rachunkowości) do sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów, czyli spisu inwentarza, oraz otwarcia na dzień przekształcenia ksiąg rachunkowych. Kwestia ta pozostaje w sferze dyskusji sejmowych przy pracach nad nowelizacją ustawy o rachunkowości. Proponuje się pozostawienie przedsiębiorstwom nie spełniającym warunku określonego w art 2 ust. 1 pkt 2, możliwości wyboru prowadzenia uproszczonej rachunkowości, mimo że k.s.h. stanowi inaczej. Podsumowanie: Wśród korzyści jakie wynikają z przekształcenia w spółkę jawną można wymienić fakt szczególnego uregulowania odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki. Odpowiadają oni bowiem całym majątkiem solidarnie z pozostałymi wspólnikami oraz ze spółką. Natomiast odpowiedzialność majątkiem osobistym ma jedynie charakter pomocniczy. Powoduje to, że wierzycie! zaspokaja swoje roszczenia najpierw z majątku spółki, a dopiero gdy to okaże się niewystarczające może on dochodzić swych roszczeń z majątku osobistego wspólników. W przypadku spółki cywilnej wierzyciel mógł dowolnie wybrać z majątku którego wspólnika chce dochodzić swoich praw. Ponadto spółka jawna jest wyposażona we wszystkie instrumenty, które daje k.s.h. ułatwiające działanie w obrocie gospodarczym jako samodzielny podmiot, tzn. może we własnym zakresie nabywać prawa, w tym własności, inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywaną.