JPK - Jednolity Plik Kontrolny - Zagrożenia dla podatników

Po wprowadzeniu przepisów o JPK dane uzyskane przez organy skarbowe mogą być weryfikowane zarówno w stosunku do innych danych pochodzących z tego samego przedsiębiorstwa jak i pochodzących od jednostek, z którymi dane przedsiębiorstwo współpracuje (dokonuje transakcji).

Na postawie ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649 oraz z 2016 r. poz. 846) oraz ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 846), od dnia 1 lipca 2016 r. wejdą w życie nowe przepisy Ordynacji podatkowej, tj. art. 193a § 1 i 82 §1b.

Zgodnie z przepisem art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Powyższy przepis wprowadza tzw. Jednolity Plik Kontrolny, pod pojęciem którym należy rozumieć odpowiedni format ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w którym podatnicy prowadzący te księgi przy wykorzystaniu programów komputerowych będą obowiązani przekazywać organom podatkowym na żądanie.

Formaty (struktury) te to:

 księgi rachunkowe

 wyciągi bankowe

 magazyn

 ewidencja zakupu i sprzedaży VAT

 faktury VAT

 podatkowa księga przychodów i rozchodów

 ewidencja przychodów

Powyższe oznacza, że w przypadku podatników prowadzenia ksiąg podatkowych przy wykorzystaniu programów komputerowych, organ podatkowy może zażądać przekazania całości lub części ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych ze skazaniem rodzaju ksiąg podatkowych oraz okresu, którego dotyczą.

Ponadto, w związku z przepisem art. 82 §1b Ordynacji podatkowej, podatnicy będą zobowiązani do przekazywania organom podatkowym w formie elektronicznej – bez wezwania – informacje o prowadzonej dla celów VAT ewidencji o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT. Informacje te należy będzie przekazywać za okresy miesięczne, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu wskazując miesiąc, którego informacja dotyczy.

Zmiany wchodzą w życie co do zasady od 1 lipca 2016 r., jednak w zależności od wielkości podmiotu, obowiązek przekazywania danych powstanie w różnym terminie (patrz tabela) :

Obowiązek przekazywanie danych :

Wielkość podmiotu Ewidencje VAT (bez wezwania organu podatkowego w terminie do 25. dnia następnego miesiąca Formaty (struktury) JPK przekazywane na żądanie organu podatkowego
duży przedsiębiorca 01.07.2016 r. 01.07.2016 r.
średni przedsiębiorca; mały przedsiębiorca 01.01.2017 r. 01.07.2018 r.
mikroprzedsiębiorca 01.01.2018 r. 01.07.2018 r.

Wielkość podmiotu należy ustalić w oparciu o przepisy ustawy z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej art. 104-106:

Za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.

Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

Jednocześnie należy wskazać, że zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 20.06.2016 r., znak: PK4.8012.55.2016 w przypadku podatników VAT obowiązanych do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT, nie mających statusu przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, należy odpowiednio zastosować przepisy przejściowe, jakie przewidziane są w art. 6 ust. 2 ustawy nowelizującej z dnia 13.05.2016 r. dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorców (patrz : daty wskazane w kolumnie 2 powyższej tabeli).

Jednocześnie do obowiązku przekazywania na żądanie organu podatkowego formatów JPK przez podmioty niemające statusu przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, należy stosować odpowiednio okres przejściowy, jaki został przewidziany w art. 29 ustawy nowelizującej z dnia 10.09.2015 r. dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorców (patrz: daty wskazane w kolumnie 3 powyższej tabeli).

Jeśli chodzi o podmioty, które mogą uzyskać status przedsiębiorcy, to ustawodawca w art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wymienia trzy kategorie: osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną (tzw. ułomne osoby prawne). Przykładem ułomnej osoby prawnej są wspólnoty mieszkaniowe właścicieli wyodrębnionych lokali. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana, będąc niezależnym od tworzących ją właścicieli podmiotem prawa, może prowadzić działalność gospodarczą (Sieradzka M., Zdyb M., Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Komentarz, LEX, 2013). Zatem wspólnoty mieszkaniowe powinny przeanalizować do której kategorii przedsiębiorców się zaliczają (mikro-, mały, czy średni) i stosować nowe przepisy zgodnie z obowiązującym tą kategorię przedsiębiorców okresem przejściowym.

Zagrożenia:

Organy skarbowe posiadają w chwili obecnej oprogramowanie, które po wprowadzeniu jednolitego pliku kontrolnego i zaimportowaniu danych z przedsiębiorstw posiądą dane, które nie tylko ograniczą przestępstwa podatkowe, ale przede wszystkim pozwolą organom w sposób bardzo szybki i automatyczny kontrolować każde przedsiębiorstwo i osiągać dane, których często nawet same Zarządy nie będą posiadać. Dane uzyskane przez organy skarbowe mogą być weryfikowane zarówno w stosunku do innych danych pochodzących z tego samego przedsiębiorstwa jak i pochodzących od jednostek, z którymi dane przedsiębiorstwo współpracuje (dokonuje transakcji). Weryfikacja wewnętrzna, to głównie sprawdzanie zgodności transakcji ujętych w księgach rachunkowych (podatkowych) z rejestrami VAT i przepływami pieniężnymi wynikającymi z wyciągów bankowych oraz weryfikacji rynkowości transakcji dokonywanych przed daną jednostkę na podstawie danych o wartości zakupów z ich wartością sprzedaży. Zewnętrzna weryfikacja w połączeniu z weryfikacją wewnętrzną to już narzędzie tak zaawansowane, że pozwoli nawet na weryfikację oferowanego przez jednostkę asortymentu np. towarów handlowych po porównaniu faktur sprzedaży z naszego przedsiębiorstwa z fakturami zakupu na podstawie pliku kontrolnego pochodzącego od naszego dostawcy. Kontroli będzie podlegać nawet treść faktury, a więc asortyment czy też ilość towarów, materiałów zakupionych i sprzedanych.

Jak ograniczyć zagrożenia:

Na początek należy zaktualizować oprogramowanie, które pozwoli nam na generowanie pliku kontrolnego. Przede wszystkim jednak należy uzupełnić dokumentację rachunkowości (politykę rachunkowości) na podstawie której będzie oceniany nasz plik kontrolny dotyczący ksiąg oraz uporządkować zapisy w naszych księgach, tak aby zapewnić jak najlepszą zgodność wykazanych danych ze stanem rzeczywistym i z przepływami pieniężnymi. Radzimy także aby wprowadzić odpowiednie procedury, które będą regulowały obieg dokumentów oraz przepływy pieniężne, gdyż wszelki bałagan w tym zakresie będzie bardzo łatwy do wychwycenia przez oprogramowanie kontrolne organów skarbowych. Należy także bardziej szczegółowo niż dotychczas opisywać dokumenty źródłowe, które będą przedmiotem ujęcia w księgach rachunkowych, gdyż tworzone na tej podstawie opisy w księgach, będą później przenoszone do pliku kontrolnego a ten będzie stanowił dowód w ewentualnym postępowaniu podatkowym. Postępowanie to będzie miało za zadanie ustalenie prawidłowości zadeklarowanego zobowiązania podatkowego a późniejsze przedstawiania dodatkowych dowodów w sprawie może stanowić już dużo słabszy argument niż przekazywany plik kontrolny, w szczególności, gdy oba nie będą zgodne . Uważamy, że to dokładne oznaczanie dokumentów księgowych leży w interesie Państwa przedsiębiorstw, gdyż zgodność i prawidłowość ujętych w księgach zdarzeń będzie wyznaczała zarówno ilość jak i uciążliwość kontroli podatkowych. Należy więc zabezpieczyć nasze przedsiębiorstwa przed negatywnymi konsekwencjami bardzo szczegółowych kontroli, które mogą odbywać się z bardzo dużą częstotliwością, jeżeli się do nich odpowiednio nie przygotujemy a pierwsze kontrole pozwolą organom skarbowym znaleźć błędy, których możemy nawet nie być świadomi.